Tổ chức Thư viện

Kệ sách một thư viện ở Hồng Kông, cho thấy hệ thống phân loại nhằm giúp người đọc xác định đầu sách trong từng khu vực

Hầu hết thư viện sắp xếp tài liệu theo một trật tự nhất định dựa trên hệ thống phân loại thư viện, sao cho các đầu sách có thể được tìm và lấy một cách hiệu quả.[30] Một số thư viện có phòng trưng bày riêng để chứa tài liệu tham khảo. Những kệ tham khảo này có thể cho một số người ngoài vào xem, hoặc bắt người đọc nói nhân viên để lấy tài liệu thay mình.

Các thư viện lớn thường được chia thành các ban quản lý bởi các thủ thư chuyên nghiệp và bán chuyên nghiệp. Các ban quan trọng nhất thường là

  • Phân phối (hay Dịch vụ tiếp cận) – Quản lý tài khoản người dùng và việc cho mượn/trả sách.[31]
  • Phát triển kho sưu tập – Thu thập, đặt mua tài liệu và quản lý ngân sách lưu trữ.
  • Tham khảo – Quản lý một bàn tham khảo trả lời các câu hỏi và hướng dẫn người dùng. Việc tham khảo có thể chia theo nhóm người dùng hoặc thể loại đầu mục.
  • Dịch vụ kỹ thuật – Làm việc biên mục và xử lý các vật phẩm mới và loại bỏ các tài liệu tùy vào tiêu chí.
  • Bảo trì kệ sách – Sắp xếp lại các tài liệu đã được trả cho thư viện và những đầu mục đã được xử lý bởi Dịch vụ kỹ thuật, đảm bảo trật tự phân loại của thư viện.
Thẻ dùng để ký xác nhận mượn sách

Những công việc cơ bản trong việc quản lý thư viện bao gồm việc chuẩn bị sưu tập (những tài liệu thư viện nên thu thập, bằng hình thức gì), phân loại các tài liệu đã thu thập, bảo quản tài liệu (đặc biệt là những đầu mục hiếm và dễ hư hỏng như thủ bản), quản lý việc cho mượn và thu hồi tác phẩm, xây dựng và quản trị hệ thống máy tính của thư viện.[32] Những vấn đề dài hạn bao gồm việc xem xét mở rộng hoặc xây dựng thư viện mới, và việc phát triển các dịch vụ kết nối và đẩy mạnh văn hóa đọc.

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã xuất bản một số tiêu chuẩn về việc quán lý thư viện qua Ủy ban Kỹ thuật 46 (TC 46),[33] tập trung vào "thư viện, tài liệu và trung tâm thông tin, xuất bản, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu bảo tàng, các dịch vụ lập chỉ mục và trừu tượng hóa, và khoa học thông tin". Sau đây là danh sách một số tiêu chuẩn đó:[34]

  • ISO 2789:2006 Thông tin và tài liệu—Thống kê thư viện quốc tế
  • ISO 11620:1998 Thông tin và tài liệu—Chỉ số khả năng thư viện
  • ISO 11799:2003 Thông tin và tài liệu—Yêu cầu lưu trữ cho tài liệu thư viện
  • ISO 14416:2003 Thông tin và tài liệu—Yêu cầu đóng sách, ấn phẩm định kỳ, và các tài liệu giấy khác nhằm lưu trữ và sử dụng—Phương pháp và vật liệu
  • ISO/TR 20983:2003 Thông tin và tài liệu—Chỉ số khả năng của các dịch vụ thư viện điện tử